1Titolare del trattamento

2Ambito di applicazione

La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito della ricezione e gestione delle candidature, spontanee o riferite a posizioni aperte, nonché delle attività di selezione e recruiting.

3Categorie di dati trattati

Possono essere trattati, nei limiti necessari:

• Dati anagrafici e identificativi.
• Recapiti e dati di contatto.
• Curriculum vitae.
• Esperienze lavorative, titoli di studio, qualifiche, competenze e abilitazioni.
• Informazioni relative alla posizione ricercata, disponibilità e preferenze professionali.
• Informazioni emerse durante colloqui e fasi di selezione, limitatamente a quanto pertinente alla valutazione professionale.
• Eventuali ulteriori dati forniti spontaneamente dal candidato.

Le categorie particolari di dati personali, comprese le informazioni relative alla salute o alla disabilità, non devono essere richieste o trattate salvo quando ciò sia strettamente necessario, pertinente e consentito dalla normativa applicabile.

4Finalità del trattamento

I dati sono trattati per:

• Ricevere e registrare la candidatura.
• Valutare il profilo rispetto a posizioni aperte o opportunità professionali.
• Contattare il candidato.
• Organizzare colloqui e altre fasi della selezione.
• Documentare l’iter di selezione, gli esiti e le successive azioni.
• Gestire eventuali candidature tramite agenzie, portali di recruiting, consulenti o software HR.
• Adempiere a obblighi di legge eventualmente applicabili.
• Tutelare i diritti del Titolare in caso di contestazioni.
• Conservare, solo se effettivamente previsto e lecito, la candidatura per future opportunità professionali.

5Base giuridica

Il trattamento dei dati necessari alla candidatura e alla selezione si fonda principalmente sull’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, in quanto necessario all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato.

Quando applicabile, ulteriori trattamenti possono fondarsi sull’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR per obblighi legali o sull’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR per legittimi interessi del Titolare debitamente valutati e documentati.

L’eventuale conservazione della candidatura per future opportunità deve essere effettuata solo se questa finalità è realmente adottata e sulla base giuridica individuata e documentata dal Titolare; qualora sia utilizzato il consenso, esso può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Per eventuali categorie particolari di dati si applica, ove pertinente, una delle condizioni previste dall’art. 9, par. 2 GDPR, individuata caso per caso. Tali dati non sono oggetto di raccolta sistematica.

6Natura del conferimento

Il conferimento dei dati è volontario. Tuttavia, il mancato conferimento delle informazioni necessarie alla valutazione della candidatura può rendere impossibile prendere in considerazione il profilo o proseguire l’iter di selezione.

Il candidato è invitato a non inserire nel CV o nelle comunicazioni informazioni non pertinenti o dati particolari non necessari.

7Fonte dei dati

I dati sono normalmente raccolti direttamente dal candidato: in questo caso si applica l’art. 13 GDPR e l’informativa deve essere resa al momento della raccolta.

Quando i dati sono ottenuti da agenzie per il lavoro, portali di recruiting, consulenti di selezione o altre fonti diverse dal candidato, si applica l’art. 14 GDPR.

In tali casi il candidato deve ricevere l’informativa entro un termine ragionevole e comunque entro un mese dall’ottenimento dei dati, oppure al più tardi al momento della prima comunicazione con il candidato o della prima comunicazione dei dati a un altro destinatario, se anteriore.

8Destinatari e soggetti autorizzati

I dati possono essere resi accessibili, nei limiti delle rispettive funzioni, a:

• Direzione e personale aziendale autorizzato coinvolto nella selezione.
• Personale amministrativo o HR autorizzato.
• Agenzie per il lavoro e consulenti di recruiting, quando utilizzati.
• Fornitori di piattaforme di recruiting, ATS o software HR.
• Fornitori IT, cloud, e-mail e archiviazione, se effettivamente utilizzati.
• Consulenti legali o altri soggetti quando necessario per obblighi di legge o tutela dei diritti.

I fornitori che trattano dati per conto del Titolare sono qualificati, quando applicabile, come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

I dati non sono diffusi.

9Trasferimenti verso Paesi extra UE/SEE

Qualora piattaforme, fornitori o servizi utilizzati nel processo di selezione comportino trasferimenti di dati personali verso Paesi extra UE/SEE, il Titolare verifica la presenza dei presupposti e delle garanzie richieste dagli artt. 44 e seguenti GDPR, quali decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altri strumenti applicabili.

La verifica viene effettuata anche in relazione a eventuali sub-responsabili e trasferimenti successivi.

10Tempi di conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario a gestire la candidatura e concludere il relativo processo di selezione.

Successivamente, i dati sono conservati solo per il periodo giustificato dalle finalità perseguite, dai termini applicabili e dalla Policy e matrice di conservazione dell’organizzazione.

Per candidature destinate a future opportunità deve essere definito uno specifico periodo di conservazione e, alla sua scadenza, i dati devono essere cancellati o resi anonimi salvo ulteriore base giuridica.

I dati di candidatura e i CV sono conservati per un periodo massimo di 24 mesi dalla chiusura della selezione o dall’ultimo aggiornamento del profilo, salvo necessità di conservazione ulteriore per obblighi di legge o tutela di diritti. Alla scadenza i dati sono cancellati o resi anonimi.

11Valutazioni e note di selezione

Le valutazioni e le note devono riguardare esclusivamente elementi pertinenti alla posizione e alle competenze professionali.

Non devono essere inserite annotazioni discriminatorie, offensive, eccedenti o non necessarie rispetto alla finalità di selezione.

12Piattaforme e fornitori di recruiting

Quando vengono utilizzati portali, agenzie per il lavoro, consulenti o software HR, il Titolare verifica, in funzione del servizio:

• Il ruolo privacy del fornitore.
• La presenza di un contratto o DPA, quando necessario.
• Eventuali sub-responsabili.
• Eventuali trasferimenti extra UE/SEE.
• Tempi di conservazione.
• Misure di sicurezza e accessi autorizzati.

13Modalità e sicurezza del trattamento

Il trattamento può essere effettuato con strumenti cartacei e informatici nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

L’accesso ai dati dei candidati è limitato ai soggetti autorizzati e alle persone che necessitano delle informazioni per le attività di selezione.

Sono adottate misure organizzative e tecniche adeguate, quali gestione degli accessi, credenziali individuali, backup e misure di protezione dei sistemi, secondo quanto effettivamente applicato dall’organizzazione.

14Processi decisionali automatizzati e strumenti di IA

Salvo diversa informativa specifica, i dati dei candidati non sono utilizzati per decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato.

L’eventuale utilizzo di sistemi di IA o strumenti automatizzati come supporto alla selezione deve essere sottoposto a supervisione umana e alle policy aziendali applicabili.

15Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, il candidato può esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e, quando applicabile, portabilità.

Quando il trattamento si basa sul consenso, l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento.

Le richieste possono essere inviate ai recapiti del Titolare indicati nella presente informativa.

Resta fermo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

16Collegamento al Registro delle attività di trattamento

La presente informativa è collegata al ROPA “Candidati” del Titolare e, in particolare, ai trattamenti relativi a:

• Ricezione e gestione candidature.
• Iter di selezione e colloqui.
• Eventuale conservazione per future opportunità.
• Piattaforme, agenzie e fornitori di recruiting.

17Aggiornamenti

La presente informativa è riesaminata periodicamente e aggiornata in caso di modifiche rilevanti delle finalità, delle basi giuridiche, dei fornitori, dei sistemi utilizzati, dei tempi di conservazione o della normativa applicabile.